Zgodnie z ustawą o rachunkowości podstawą zapisów w księgach rachunkowych są następujące dowody źródłowe:

• dowody zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
• dowody zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
• dowody wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Kserokopia rachunku dokumentującego zakup nie jest dowodem źródłowym. Co do zasady udokumentowanie zakupu powinno nastąpić na podstawie oryginalnych dokumentów zewnętrznych.

Ustawa o rachunkowości przewiduje w art. 20 ust. 4 wyjątek: w razie uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Jako że rachunek nie dokumentuje sprzedaży opodatkowanej VAT, to jego kserokopia może – po uzyskaniu zgody kierownika jednostki – być dowodem księgowym dokumentującym operację gospodarczą zakupu.

Agnieszka Węcowska

Źródło: http://www.podatki.biz/

Kwestią rozliczania wydatków związanych z nabyciem produktów spożywczych zajął się niedawno Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach (interpretacja z 6 lipca 2016 r., nr IBPB-1-3/4510-433/16/TS). Organ podatkowy przyznał w niej rację podatnikowi i potwierdził, że wydatki ponoszone na nabycie artykułów spożywczych oraz usług cateringowych zużywanych w trakcie posiedzeń zarządu spółki i narad pracowniczych mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.

Co może być kosztem podatkowym?

1. został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
2. jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
3. pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
4. poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
5. został właściwie udokumentowany,
6. nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Wydatki na poczęstunek i catering

Dyrektor Izby Skarbowej potwierdził, że wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę na poczęstunek i catering dla pracowników i członków zarządu spełnia wszystkie powyższe warunki. Uznał, że nie ulega wątpliwości, że to spółka ponosi ekonomiczny ciężar funkcjonowania sekretariatu, zaś koszty nabycia artykułów spożywczych zużywanych w trakcie posiedzeń zarządu i narad pracowniczych, nie zostaną wnioskodawcy w jakikolwiek zwrócone. Ponoszone wydatki na funkcjonowanie sekretariatu pozostają natomiast w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przez niego przychodami. Celem poniesionych wydatków jest zbudowanie pożądanej przez spółkę atmosfery wśród członków zarządu oraz pracowników, skutkującej zwiększeniem efektywności wymiany informacji i usprawnienia transferu wiedzy, mającej wpływ na wynik finansowy spółki i osiągany przez nią przychód. Organ podatkowy zgodził się również z argumentacją spółki, że decyzje podejmowane w trakcie posiedzeń zarządu są decyzjami najwyższej rangi, gdyż kreują politykę firmy, wyznaczają kierunki bieżącej działalności firmy. Spotkania pracownicze gwarantują natomiast realizację zadań spółki w każdym etapie na najwyższym poziomie. Przyznał, że trudno sobie również wyobrazić funkcjonowanie jakiegokolwiek podmiotu gospodarczego w dzisiejszych realiach gospodarczych bez narad czy spotkań.

Związek z działalnością i przychodem

Ponoszenie wydatków na nabycie artykułów spożywczych zużywanych przez sekretariat jest celowe w aspekcie osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W omawianej interpretacji podkreślono także, że ustawodawca posługując się zwrotem „koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu”, nie posługuje się sformułowaniem „skutek”. Takie sformułowanie ma istotne znaczenie przy rozpatrywaniu pojęcia kosztów, albowiem czym innym jest „cel” działania, a czym innym „skutek” będący następstwem podjętych działań. Przez sformułowanie „w celu” należy zatem rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu). Dążenie podatnika ma przymiot „celowości”, jeżeli na podstawie dostępnej wiedzy o związkach przyczynowo-skutkowych można zasadnie uznać, że poniesiony koszt może przynieść oczekiwane następstwo (przychód).

Wydatki na reprezentację źródłem kłopotu
We wniosku o wydanie przedmiotem interpretacji spółka tłumaczyła, że omawiane wydatki nie podlegają wyłączeniu w związku z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, w szczególności zaś nie stanowią one wydatków na cele reprezentacji, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Organ podatkowy zgodził się z jej stanowiskiem i potwierdził, że wydatki na artykuły spożywcze, w tym m.in. na kawę, herbatę, mleko, cukier, bezalkoholowe napoje (woda mineralna, soki), słodycze, owoce mają charakter zwyczajowo przyjętych poczęstunków należących do powszechnie obowiązujących kanonów kultury biznesowej, a tym samym nie możliwe jest uznanie ich za okazałe, wystawne, wytworne, przekraczające zwyczajowo przyjęte standardy.

Spójne stanowisko fiskusa

W interpretacji wskazane zostały inne przykładowe pisma organów podatkowych potwierdzające możliwość zaliczania wydatków na przekąski i poczęstunek do kosztów uzyskania przychodów:

• interpretacja wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy 16 kwietnia 2015 r., nr ITPB4/4510-10/15/AM, w której organ podkreślił, że wydatki poniesione przez Spółkę na nabycie artykułów spożywczych a także usług cateringowych i gastronomicznych tj. kawa, herbata, mleko, cukier, bezalkoholowe napoje (woda mineralna, soki), słodycze, owoce, kanapki, zimne przekąski, gotowe posiłki itp., spożywane w siedzibie spółki i poza nią, nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy;
• interpretacja wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi 15 marca 2013 r., nr IPTPB3/423-418/12-7/GG, w której organ wskazał, że wydatki ponoszone przez spółkę na nabycie szklanek, cukru, ciastek, mandarynek, mydła w związku ze spotkaniem rady nadzorczej z zarządem spółki, stanowią koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile przedmiotowe wydatki będą spełniały przesłanki wynikające z ww. artykułu i zostaną właściwie udokumentowane;
• interpretacja indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi 26 listopada 2013 r., nr IPTPB3/423-320/13-4/MF, w której organ wskazał, że spółki kapitałowe działają poprzez swoje organy. Wśród tych organów wyróżnia się m.in. zarząd (…) wydatki ponoszone przez spółkę na nabycie produktów spożywczych, napojów i gotowych posiłków (catering) spożywanych podczas wewnętrznych spotkań odbywających się w siedzibie przedsiębiorstwa i związanych z prowadzeniem działalności przedsiębiorstwa z udziałem członków zarządu oraz członków rady nadzorczej (…) mogą stanowić koszty uzyskania przychodów;
• interpretacja wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie 16 stycznia 2009 r., nr IPPB5/423-155/08-2/MW, stwierdzającej, że wydatki na zakup kawy, herbaty, cukru, mleka, ciasteczek, drobnych słodyczy wykorzystywanych na potrzeby sekretariatu, podczas narad z pracownikami jak również podczas spotkań z kontrahentami mogą stanowić koszt uzyskania przychodów w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, jeśli nie noszą znamion reprezentacji, są zwyczajowo przyjęte i nie mają charakteru okazałości.

Krzysztof Koślicki