Zgodnie z ustawą o rachunkowości podstawą zapisów w księgach rachunkowych są następujące dowody źródłowe:

• dowody zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
• dowody zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
• dowody wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Kserokopia rachunku dokumentującego zakup nie jest dowodem źródłowym. Co do zasady udokumentowanie zakupu powinno nastąpić na podstawie oryginalnych dokumentów zewnętrznych.

Ustawa o rachunkowości przewiduje w art. 20 ust. 4 wyjątek: w razie uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Jako że rachunek nie dokumentuje sprzedaży opodatkowanej VAT, to jego kserokopia może – po uzyskaniu zgody kierownika jednostki – być dowodem księgowym dokumentującym operację gospodarczą zakupu.

Agnieszka Węcowska

Źródło: http://www.podatki.biz/